ビジネスメールの宛先(To)を「役職順」にすべきかどうかを巡る議論がSNS上で交わされています。「メールの宛先欄は役職順にしないとマナー違反」との指摘がある一方、「ムダな労力」という反対意見も。以下「本当にムダ」「ToとCcの区別を間違えなければ問題ない」「うちの会社は役職順」「役職順にするよう後輩に指導している」など議論は白熱しています。

 これについて「マナーのプロ」の見解はどのようなものでしょうか。企業や大学などで人財育成やマナーコンサルティングを行い、上司と部下のコミュニケーションやリーダー育成、新人教育、営業接客マナー、接遇などのマナー本が国内外で70冊以上(累計100万部超)のマナーコンサルタント・西出ひろ子さんに聞きました。

相手への敬意を表現する日本文化

Q.ずばり、ビジネスメールの宛先は役職順にすべきなのでしょうか。

西出さん「面倒だと思う方もいらっしゃるとは思いますが、メールの宛先を役職順に並べるのは、ビジネスマナーの基本と言えます。昨今『相手を敬う』という意識が希薄になりがちですが、相手に対して敬語を使ったり、役職にのっとって席次表を作ったりするなど、日本には本来、相手を敬い、それを表現する文化が数多くあります。メールも例外ではないと考えてみてはいかがでしょうか。メールの宛先を役職順に並べるという気持ちが相手を敬うことにつながります。ムダな労力と思う気持ちもわかりますが、そのひと手間をかけるかどうかで、相手からの評価に違いが出る可能性があります。とはいえ、そもそもメール自体が簡略的なやり取りをベースにしたものであるため、必ずそうしなければならないという決まりはなく、マナーとして強制するものでもありません。また、受信側が順序にこだわらない場合もあるでしょう。ここでビジネスマナーとして大事なことは、一般的に受信側がどう感じ、どのように思うかを考えた上で、自社としての方針を明確にしたり、上司や先輩の指導に従ったりすることだと思います。会社として特にこだわりがない場合、自分が善かれと思うことを実行すれば問題ありません」

Q.一般的に、ビジネスメールを送る上で注意すべきことは何でしょうか。

西出さん「受信者はそれぞれ感じ方や考えは異なります。それを前提に、ビジネスシーンでも、簡易にコミュニケーションを取ることを目的にパソコンからメールを送信していましたが、近年は、さらに簡単にコミュニケーションが取れるLINEなどのツールが普及したことにより、メールは丁寧に書き、失礼のないように送信するという意識に変化しつつあるのも間違いありません。現に、最近では『メールではなく、LINEの方が楽なのでLINEでよいですか』というビジネスパーソンも少なくありません。以前は『手紙や電話、FAXではなくメールでよいですか』という時代だったのですが(笑)。時代とともに変化することもありますね。マナーは面倒だと思われることも多いと思いますが、仕事上はさまざまな年代や立場、考え方の相手が存在します。メールを送る場合、相手からマイナスに思われるかもしれない要素は極力排除し、心配りを欠かさないことがプラスに作用すると思われます。相手を敬う気持ちを常に意識し、ビジネスシーンに自然と反映できればよいですね」

「Cc」が複数人である場合の返信は?

Q.役職順を意識するとして、それが不明の場合はどうすればよいのでしょうか。

西出さん「一般的に、自分から複数名に対してビジネスメールを送信する場合は恐らく、すでに名刺交換などをしていると思われますので、全員の役職がわからないというケースはほとんどないと思われます。とはいえ、面識はあるものの役職が不明な場合や、部署違いで同じ役職の方々に対しては、わかるようであれば、勤続年数の長い人を先にすることを目安にするのが一つの方法です。一方、相手が『Cc』に複数人を入れてメールを送ってきた場合で、その役職が不明な場合、返信メールのCcはそのままの順番でオーケーです。しかし、自分が役職を知っており、なおかつ役職順になっていない場合はさりげなく入れ替えておくとよいでしょう。ただし、ビジネスマナーは企業規模などによってその考え方や取り組む姿勢、重要度が異なるため、前述通り自社の方針や上司・先輩に合わせるのがベターと言えるでしょう。迷った時は、社内で相談し合うことで社内コミュニケーションにもつながると思います」

(オトナンサー編集部)

ビジネスメールの「To」は役職順?