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 すでに経理を何年も担当している方ならご存知かと思いますが、年末調整とは、確定申告の会社版のようなものです。会社が払った給与額と、社員が提出した控除のための資料を用いて、年間の正確な所得税額を計算しますそして、計算した結果、税金を払い過ぎていたら還付、少なかったら給与から天引きするなどして調整します。

 

 社員ひとりひとりの申告をチェックすることになるため、会社の規模が大きいほど処理は膨大。そのため、年末調整がひととおり理解できるようになったら、適切なスケジューリングと効率化が経理担当者には求められます。

2015年以降の年末調整のスケジューリング

 2015年以降、それ以前の年末調整と変わったのはマイナンバー制度が導入された点です。2016年1月以降に提出する書類からは、マイナンバーの記載が義務づけられます。厳密に言えば2016年1月からの給与における源泉徴収票の提出は2017年の1月になるのですが、退職などを考慮するとマイナンバーの収集も早いに越したことはありません。

 さらに、修正がきく年末調整自体の最終的な期限は2016年1月31日。あまり猶予がないことが分かります。早め早めにスケジュールを組んでおくことが大切です。

 

 下記のようなスケジュールで年末調整を行うとスムーズだと思いますので参考にしてください。

 2015年11月 全従業員からマイナンバーを収集、年末調整の申告書と控除証明書を収集

 2015年12月 年末調整の計算

 2016年1月 支払調書、給与支払報告書などの提出、年末調整で修正があれば修正

 まず、11月中にはマイナンバーや社員に記入してもらった「給与所得者の扶養控除等申告書」「給与所得者の保険料控除申告兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」「給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書」および控除証明の書類は集めておきましょう。マイナンバーと同時に回収すると効率的です。

 12月の給与計算に基づいて年末調整の計算を行い、還付額・徴収不足額を計算します。

 最終的な年末調整の期限は1月31日ですが、修正があった場合のことも含めて12月中には計算を終わらせておくことが理想です。

経理担当者が知っておきたい年末調整を効率的に行うコツ

・社員に通知を徹底する

 意外にも労力がかかるのが、社員からの必要な書類の収集。必要な書類が揃わないと、年末調整の計算も思うようにできません。効率よく収集するためには、今一度「なぜ書類が必要になるのか」「控除書類を提出することで節税することも可能」といったことにつて、しっかりと社員に通知することが大切です。

・ソフトについて検討する

 中小企業などにおいては、意外にも給与計算ソフトや会計ソフトがうまく機能していない場合があります。このようなソフトによって自動化することで、膨大な量の年末調整もかなり楽になります。必要な書類の収集を進めると同時に、再度ソフトの利用について検討してみると良いでしょう。

・分担をしっかり行う

 効率的な処理には、経理担当者間の連携が必要です。期限前にあせって処理を行うのではなく、あらかじめしっかりと分担を行って効率化する、情報をしっかり共有するようにしましょう。

社員すべての税を扱う年末調整!効率化のコツとは