●新オフィスは何でもトライする場
ICTを活用した働き方改革を進める富士通。同社は、2017年4月より、全社員3万5千人を対象にテレワーク勤務制度を導入し、自宅やサテライトオフィスなどでの勤務を可能とした。職場単位で導入を進め、現時点では約7割の職場にこの制度を導入し、フレキシブルな働き方を実現している。

テレワーク勤務制度の浸透に伴い、同社は働く場所として「事務所」「自宅」「サテライトオフィス」の3つを定義している。特に東京・汐留本社をはじめとする出張者が多い事業所に、「自席でもない、自宅でもない、第3のスペース」として、社内サテライトオフィス「F3rd」を設置しているほか、社外サテライトオフィス「F3rd+」の活用も推進している。

本稿では、このサテライトオフィス活用推進の取り組みのなかから生まれた、同社の新横浜TECHビルの新オフィスやそこでの取り組みについて紹介したい。
○新横浜TECHビルは「一歩先の働き方を考え、何でもトライする場」

全国10カ所(取材時)に導入された同社の社内サテライトオフィス「F3rd」は現在、月間延べ2万5000人が利用している。特に、事業所間での出張の際に重宝されているという。また、新たな取り組みとして、2017年9月より、民間企業が運営する社外サテライトオフィス「F3rd+」を営業部門の社員を中心に1700人がトライアルで活用しはじめた。大変好評だったことから今年2月に正式契約し、全社員が活用できるようにした。このようにテレワークの活用が浸透していく中、新横浜TECHビルではテレワークにおける新しい働き方を「社内」で実践している。

現在、新横浜TECHビルには、同社の社内ICTを担うIT戦略本部などが在席している。IT戦略本部では、ICTを活用した働き方改革の社内実践を進めるというミッションのもと、デジタルツールを用いたフレキシブルな働き方の実現に取り組んでいる。その一環で、新しいコンセプトのオフィスを開設することになったのだ。今回のオフィスの改革は、同社初の試みだという。

移転は、2017年6月から検討を開始。同年9月からオフィス工事を行い、同年11月には移転という短期間で実施された。

内田洋行 オフィスエンジニアリング事業部 河津正典氏

オフィスのコンセプトは、「これまでのオフィスにとらわれず一歩先の働き方を考え、何でもトライする場」。IT戦略本部を中心に、内田洋行と内田洋行グループのパワープレイスが行うワークショップにて考案されたものだ。ペーパーレスについては富士通のグループ会社であるPFUが支援した。

コンセプトの決定から新オフィス構築と運用に携わった内田洋行 オフィスエンジニアリング事業部 河津正典氏は、「IT戦略本部はICTを推奨する部署であり、新しいことへのチャレンジが求められます。特に、テレワークを推進されていましたので、富士通の新しいソリューションや技術を導入し、場所を選ばず仕事ができるようなオフィスの実現、という提案をさせていただきました」と振り返る。

●カフェや公園をイメージした新感覚オフィス

富士通 IT戦略本部 IT投資マネジメント統括部 管理部長 芳澤寛氏

富士通 IT戦略本部 IT投資マネジメント統括部 管理部長 芳澤寛氏は新しいオフィスについて、「新オフィスは、働く場所を選ばない『疑似体験』、チームの垣根を超えた『コラボレーション』、デジタルツールを活用した『業務効率化』の3つがポイントです。具体的には、フリーアドレスおよびペーパーレスの実現、打ち合わせエリアの充実に取り組みました」と説明する。

新オフィスは、4フロアから構成されており、それぞれ「Home」「Cafe & park」「Office」「従来型Office」というテーマでデザインされている。さながら社内にいても、外部にいるような環境をつくりあげた。社員は、その日の業務や気分にあわせてフロアを選ぶことができる。

自宅での業務をイメージした「Home」のフロアには、ガレージ、リビング、玄関、ダイニング、キッチンなどといった空間が設けられており、まるで自宅にいるかのようなリラックスした気分で仕事をすることができる。同フロアには荷物を保管する個人用ロッカーも設置されている。社員同士の自然な会話を生み出すことが狙いだ。

「Cafe & Park」フロアはその名のとおり、カフェと公園をイメージした広々とした空間が広がっている。机や椅子を移動することで様々なワークショップやちょっとしたイベントに活用することもできる。

「Office」は、新しい働き方を実践できるオフィスとして、従来の事務所のイメージを排除したものになっている。レイアウトが異なるエリアがいくつか設けられており、そのときの業務にあわせて場所を移動することができる。いずれもキャスター付きテーブルが設置されており、固定のデスクは置かれていない。状況によっていつでも再配置をすることができるのが特徴だ。また、集中して仕事をしたい人向けのコンセントレーションエリアや、電話会議専用エリア、ガラス張りのミーティングルームも設けられている。

一方で、デスクトップパソコンや開発検証用装置、その他固定IPアドレスが必要な作業を行うために、従来の富士通標準レイアウトのフロアである「従来型Office」も用意されている。

●フリーアドレス制はトップダウンでスムーズに導入
フリーアドレス制を導入しても、結局いつものメンバーで固まってしまったり、管理職が同じ部署の社員を周りに集めてしまったりなどの失敗例も珍しくはない。そこでIT戦略本部は、「毎日、同じ場所を固定的に利用しない」という運用ルールを設定。また、1人での複数席の使用や場所取りが禁止されているため、他人のために席を用意しておくことができないようにもなっている。

富士通IT戦略本部 IT投資マネジメント統括部長 片山真氏

一方で、どこにどの社員がいるのかが把握しづらいという問題も出てくるが、富士通 IT戦略本部 IT投資マネジメント統括部長 片山真氏は、「当社ではコミュニケーションツールにMicrosoft Skype for Businessを利用していますので、現状では本日の予定やメッセージに在席場所を入力する運用にしています。対面でコミュニケーションを取りたいときには、インスタントメッセージで呼び出せば良いわけですし、もともとIT戦略本部は新しいICTを積極的に使っていかなければならない部署です。フリーアドレス制を導入し、Skype for BusinessなどのICTツールを活用していくなかで、顔を合わせなくても仕事を回していけることに誰もが気づき始めている状況です」と話す。

IT戦略本部長から「全員がフリーアドレスを利用することを基本とする」という明確なメッセージが発信されたことも、フリーアドレス制へスムーズに移行できた理由のひとつとなっている。

「『フリーアドレス制を導入するのであれば、今後の会議はペーパーレスで』というトップからの強いメッセージがあったことで、コンセプトに対して反対意見や抵抗感はほとんどありませんでした。F3rdで先行して実施しており、働き方改革がある程度社員にも馴染みつつある状況でしたので、イメージを掴みやすかったというのもあると思います」 (片山氏)

フリーアドレス導入の一番の狙いは、「コラボレーション」だとする片山氏。従来は、ちょっとした打ち合わせを行うのにも、会議室を予約する必要があったが、フリーアドレス制によって、気軽に打ち合わせを実施できるようになったことに加え、他のチームが行っている打ち合わせにも入って行きやすい環境ができた。これにより、実際に業務でのコラボレーションが進むきっかけになっているという。コラボレーションによって業務の改善を実現し、最終的には生産性向上につなげていきたい考えだ。

新横浜TECHビルの新オフィスは、まだ始動したばかり。新オフィスはワークスタイル変革につながっており、他支店から見学希望が殺到している。全社的に働き改革への取り組みも追い風になっているという。 「一歩先の働き方を考え、何でもトライする場」というコンセプトのもと、今後は継続してさまざまなことに挑戦し、振り返りを行いながら改善を進める。今後、新オフィスでの取り組みからどのような成果が生まれてくるのか、期待したい。
(周藤瞳美)

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