本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していきます。今回は、Excelの特徴的な機能である「マクロ」の基本的な使い方について確認していきます。特定の操作をマクロとして記録しておけば、面倒な操作を自動化できるのです。

本連載は、記事執筆時点で最新の状態にアップデートしたMicrosoft Office 2016をもとに制作しています

○Excelのマクロ機能とは?

Excelに搭載されている「マクロ」とは、複数の操作手順を記録して自動的に実行できる機能です。頻繁に行っている複雑な操作を記録しておくと、作業時間を大幅に短縮できます。今回はその一例として、フィルターを設定して表示項目を絞り込むという操作をマクロに記録して自動化してみます。基本的な使い方を覚えておけば、もっと複雑な操作手順も簡単に自動化できるので試してみてください。
○マクロ記録を始める準備

では操作例を紹介していきます。今回は、「オートフィルター」機能で表示項目を絞り込むという操作をマクロに記録してみます。まずはフィルターを設定したい行(見出し行など)のセルを選択し、「データ」タブのリボンにある「フィルター」アイコンをクリックします。選択した見出し行の各セルに「フィルター」ボタンが付きます(図1)(図2)。

続いて、マクロ記録を開始するまでの手順です。「ファイル」メニューをクリックして(図2)、左側に並ぶ項目の一番下にある「オプション」をクリックします(図3)。

「Excelのオプション」画面が表示されるので、画面左の「リボンのユーザー設定」をクリック。画面右の「リボンのユーザー設定」欄では「メインタブ」が選択された状態になるので、「開発」のチェックをオンにして「OK」ボタンをクリックします(図4)。

○「マクロの記録」を開始する

メニューに「開発」タブが表示され、マクロ記録の準備が整いました。「開発」タブのリボンに切り替えて、「マクロの記録」アイコンをクリックします(図5)。「マクロの記録」画面が表示されるので、「マクロ名」にわかりやすい名前を入力して「OK」をクリックします(図6)。

いよいよマクロ記録が始まりました。自動化したい一連の操作を実行していきましょう。今回の例では、「担当者」を入力した列の表示項目を「山田」に絞り込んでみました(図7)。マクロ記録したい作業が完了したら、リボンの「記録終了」アイコンをクリックします(図8)。

○マクロを実行する

では早速、記録したマクロを実行してみましょう。まずは、「開発」タブを選択して「マクロ」アイコンをクリックします。「マクロ」画面に作成したマクロが一覧表示されます(図9)。実行したいマクロ名(今回の例では「山田備品購入記録)を選択して、「実行」ボタンをクリックしましょう(図10)。

すると、マクロが実行され、「担当者」が「山田」の項目のみが表示されました(図11)。今回の例はシンプルな操作手順なのでそれほど大きな効果は感じられないかもしれませんが、複雑な操作を記録して実行させるとその便利さがわかるはずです。

○シートにボタンを作成してマクロを実行

作成したマクロを実行させるためのボタンを作成して、Excelのシートに配置しておくと、ワンクリックで実行できて便利です。複数のマクロのボタンを作成して、使い分けることも可能なので、工夫次第で作業の大幅な効率化を実現できるでしょう。

では以下、マクロをボタンから実行させる手順を紹介します。「開発」タブをクリックしてリボンを切り替え、「挿入」アイコンから「フォームコントロール」を表示させます(図12)。使いたいデザインのボタンをクリックして、シート上にドラッグ&ドロップします(図13)。

すると、「マクロの登録」画面が表示されるので、実行させたいマクロを選択して「OK」ボタンをクリックします(図14)。ボタンの名称をわかりやすく変更して(図15)、使いやすい場所にドラッグ&ドロップで配置し直すとよいでしょう。ボタンをクリックするとマクロで記録した操作が実行されます(図16)。
(朝岳健二)

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