節税対策の情報が溢れかえる現代で、どこから手を付ければよいかわからない経営者も少なくないでしょう。消費税に関わる「インボイス制度」施行が迫り、「電子帳簿保存法」の改正が起こるなか、「本当に税を節約できる」方法や、やってはいけない節税対策について、冨田健太郎氏・葛西安寿氏の著書『【新版】小さな会社が本当に使える節税の本――ひとり会社・零細会社・中小会社まで使える！』（自由国民社、2022年8月30日発売）から一部を抜粋してご紹介します。

書類を電子データで保存する

「電子帳簿保存法」とは、税法で保存が義務づけられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律のことです。

この電子帳簿保存法は2022年1月に大幅な変更がありました。主に「電子帳簿等保存義務」、「スキャナ保存」、「電子取引データ保存」の3つから成るので、それぞれ順番に内容を確認していきましょう。

電子帳簿等保存

「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することです。会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類などを電子データのまま保存することを指します。これは義務ではなく、会社の判断で、紙での保存、またはデータでの保存を選択できます。

スキャナ保存

「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」することです。取引先などから受け取った紙の請求書や領収書などを、スキャニングして保存することを指します。こちらも義務ではありませんので、紙保存のままでも問題ありません。

電子取引データ保存

「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。領収書や請求書をデータでやりとりした場合には「電子取引」に該当し、データのまま保存しなければなりません。

ネット通販の領収書や、メールに添付された請求書などが該当します。これらについては、紙に出力して保存することが認められなくなりましたので注意が必要です。ただし、2023年12月末までは紙での保存も可能です。

電子データ改ざん防止の対策をする

帳簿や書類を電子データで保存すると、書類の保存スペースが減るため、生産性向上をはかる上でとても有益といえるでしょう。

しかし、電子データの保存には気をつけなければならない点があります。それは「改ざん」です。そのため、改ざん防止などの対策として、データの保存には次のような要件を満たす必要があります。

  1. システム概要に関する書類の備え付けを行う
  2. 見読可能装置の備え付けを行う
  3. 検索機能の確保をする
  4. データの真実性を担保する措置をとる
  1. は、会計ソフトなどのマニュアルを保管することで解決します。
  2. は、データを確認するためのPCやソフトを管理しておくことで要件を満たします。
  3. は、保存するデータを「取引年月日」「取引金額」「取引先」などの条件によって検索できる状態にしておく必要があります。
  4. は、次のいずれかの対応が必要になります。
  • タイムスタンプが付されたデータを受け取る
  • データに速やかにタイムスタンプを押す
  • データの訂正や削除が記録される、または禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
  • 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備、運用する

電子データを安全に保存するために、さまざまな対応をしていきましょう。

電子データは改ざんのリスクがある

電子帳簿保存法の大幅な改正により要件が緩和され、デジタル化に取り組みやすくなりました。しかし、電子データは紙資料に比べると複製や改ざんを容易にできてしまうというリスクがあるため、違反した場合の罰則が厳しく定められています。

導入する際には、罰則についても把握が必要です。

重加算税に10％加算、青色取消のリスクも

データの隠蔽や仮装された事実があった場合には、通常課される重加算税に10％が加算されます。さらに、青色申告が取り消されてしまう恐れがあり、そうなると金融機関や取引先からの信用を失うかもしれません。

いったん青色申告が取り消されると、再申請ができない期間は白色申告になりますが、税額控除や繰越欠損金の制度が使えないなどのデメリットが生じるだけでなく、税務署から推計課税をされるリスクも高まります。

また、青色申告の再申請の際は、初回申請時とは異なり、帳簿書類の提出を求められたり、実際の経理業務をどのように運用しているか説明を求められたりして、手続きがとても煩雑になる可能性があります。

こうした罰則は故意で隠蔽や仮装をした場合のものですが、データを保存する際にうっかり要件を満たしていなかった、ということも実務では起こり得るでしょう。そのような場合には厳しい措置を取られる可能性は低く、指導に留まるだろうと考えられます。

ただし、たとえ指導で留まるとはいえ、ルールは守るべきものです。改正された電子帳簿保存法の内容を確認して、来たる税務調査に備えましょう。

「電子帳簿保存」と「スキャナ保存」については任意の導入ですが、「電子取引データ保存」については、すべての会社と個人に対して義務化されたので、2023年12月までの間に、電子帳簿保存法の求める要件を満たした運用ができるようにしましょう。

冨田 健太郎

税理士

葛西 安寿

税理士

（画像はイメージです／PIXTA）