メールの使用が一般的になるにつれ、重複したメールが問題になることがあります。特に、ビジネスの場合、重複したメールは時間の無駄であるだけでなく、注意力不足や非効率的な作業を示唆することもあります。そんな時に役立つのが、メールの自動削除機能や手動での削除方法です。本稿では、Outlookを例に、自動削除機能や手動削除方法について説明します。
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Part1：Outlookで重複メールができてしまう原因
Part2：WindowsでOutlookの重複メールを削除する方法
方法１．自動で重複メールを削除する方法
（1）Outlookが用意している自動削除機能
（2）重複ファイル削除ソフトでOutlookの重複メールを一括削除
方法２．手動で重複メールを削除する方法
Part1：Outlookで重複メールができてしまう原因
メールクライアントのOutlookで重複メールが発生する原因は、複数のアカウントや複数のデバイスで同じメールを受信している場合、Outlookの設定に問題がある場合、またはサーバー側でのエラーが発生した場合が考えられます。
Outlookは、既読でないメールを自動的に受信する設定になっているため、同じメールが複数回受信されることがあります。また、重複メールが送信される原因としては、送信者が同じメールを複数の受信者に送信している場合や、転送サービスが同じメールを複数回転送している場合があります。これらの原因を理解することで、重複メールを防ぐための対策を講じることができます。
Part2：WindowsでOutlookの重複メールを削除する方法
方法１．自動で重複メールを削除する方法
（1）Outlookが用意している自動削除機能
Outlookには、重複メールを自動で削除する機能があります。この機能を利用することで、手動で重複メールを削除する必要がなくなります。
Outlookの自動削除機能は、古いメールを自動的に削除する機能です。そのため、受信トレイに新しいメールが届いた場合は、古い同じメールが削除されます。ただし、この機能を使う場合は、必ず設定を確認してから利用するようにしましょう。自動削除機能を使うと、誤って重要なメールが削除されてしまう可能性があります。
（2）重複ファイル削除ソフトでOutlookの重複メールを一括削除
膨大なメールの中から重複したメールを抽出して整理するのは大変ですし、誤って大切なメールを削除してしまう危険もあります。このようなときには、専用ツール4DDiG Duplicate File Deleterが便利です。
メールはもちろん、動画、画像、文章など幅広いデータの重複ファイルを簡単に削除、整理することができます。ここでは、4DDiG Duplicate File Deleterで重複メールを削除する方法をご紹介いたします。
手順1：Windowsに4DDiG Duplicate File Deleterをインストールし、起動します。
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手順2：ツール中央に表示された「+」をクリックし、重複ファイルを削除したいフォルダを指定します。
手順3：左下の歯車ボタンまたは右下のドロップダウンボタンをクリックし、必要なスキャンモードを設定します。設定が完了したら、「重複ファイルをスキャン」をクリックして、選択したフォルダのスキャンが開始します。右側のファイルの内容をプレビューして、不要なファイルを選択したら、「削除」をクリックします。
方法２．手動で重複メールを削除する方法
１．削除したい重複メールを選択します。
２．メニューバーから「削除」をクリックします。
３．削除する前に、確認ダイアログが表示されます。確認ダイアログから「はい」を選択して重複メールを削除します。
まとめ
重複メールは、受信トレイを混乱させ、必要な情報を見落とす原因になります。そのため、重複メールを削除する必要があります。
自動削除機能を使う場合は、Outlookが用意している自動削除機能を設定することができます。また、重複メールを一括に削除したい場合は、4DDiG Duplicate File Deleterが有効です。これらの方法で、受信トレイを整理し、重要な情報を見逃すことがないようになります。
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