株式会社プロジェクト・モードが提供する、マニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM（https://notepm.jp/）」が、2020年に創業100周年を迎えた老舗企業「キーコーヒー株式会社（https://www.keycoffee.co.jp/）」の情報共有ツールとして導入されました。業務ナレッジを蓄積することで情報検索時間の削減に貢献しています。
キーコーヒー株式会社様（https://www.keycoffee.co.jp/）
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NotePMの導入背景
マニュアルが乱立し、欲しい情報を探せない
同社では、Excel等で作成されたマニュアルをファイルサーバー内で管理していたため、情報検索の手間が大きな課題に挙がっていました。
マニュアル自体が乱立していることに加え、ファイル名は各自が独自につけていたことで、欲しい情報にすぐに辿り着くことができなかったとのこと。どれが最新情報かわかりづらい点や、紙媒体でしか作成されていないマニュアルもあるため、正しい情報を探す手間はかなりのものでした。見つからない場合は他の人に尋ねたり、最終的にどれを見ればよいのかわからないといった状況も頻繁に発生していたようです。
前職で情報共有ツールを使用していた担当者様のご経験から「同社でも取り入れたい」と提案したことがきっかけとなり、NotePMの導入に至りました。
導入の決め手
次の点が決め手となり「NotePM」を導入されました。
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添付ファイルの中身まで検索できる強力な検索機能
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コスト
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操作性
NotePMの導入効果
情報を探す時間が半分以下になった
当時抱えていた課題は、すべて解消されました。
マニュアルとして、Excelよりも見やすく使いやすいと聞きます。重要なところにハイライトをつけたり、添付資料にも簡単に飛ぶことができる点も便利とのことです。「マニュアルが常に最新版になっているのが嬉しいですね」という喜びの言葉が上がっています。
また、欲しい情報に辿り着けず、他の人に聞いたり、フォルダの階層を辿って探していたことを考えると、情報を探す時間が半分以下に減っている感覚だそうです。
マニュアル以外にも、各拠点の物流倉庫の住所、ツールのログイン情報などちょっとした情報も蓄積されており「よく利用されている証拠だと思う」とのことでした。
社内wiki・ナレッジ共有ツール「NotePM」について
NotePMとは
NotePM（ノートピーエム）は、マニュアルやノウハウを簡単に投稿でき、強力な検索機能で欲しい情報をすぐ見つけられるサービスです。マニュアル、手順書、業務ノウハウ、
社内FAQ、日報・議事録など、何度も検索するような、ストック型の情報管理に最適です。
NotePMの特徴
・マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
・強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
・社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
・銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
NotePM導入による効果
１）検索が強く、ほしい情報がすぐ見つかる
バラバラに散在しているストック情報を、NotePMで一元管理することで、
「あの情報どこにある？」が解消します。
２）「あの人しか知らない」の防止
NotePMに、マニュアル・手順書・ノウハウを残すことで、あの人しか知らないという
属人化の防止になります。
３）教育時間の短縮、業務引継コストの低減
入社時の手続き方法、研修内容、引き継ぎ業務などをNotePMに残すことで、
担当社員の負担や引き継ぎに要する時間を短縮できます。
【NotePM公式サイト】
https://notepm.jp
【料金プラン】
https://notepm.jp/price
【サービス紹介資料】
https://notepm.jp/pamphlet
【NotePMオンラインデモ・個別相談会】
https://notepm.jp/help/online-demo
会社概要
配信元企業：株式会社プロジェクト・モード
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