音声コミュニケーションツール『VOICHAT』を開発・運営するVOICHAT株式会社(本社:愛知県名古屋市、代表者:小路 康丸)は、「チームの生産性が高いと感じており、部下を5人以上もつチームリーダー」111名を対象に、予定された会議以外での部下との会話」に関する意識調査を実施しました。

本調査は、チームの生産性が高いと感じているリーダーの部下との会話について調査することで、リーダー・部下間での成果の上がる日常のコミュニケーションの実態を明らかにすることを目的としています。

■調査サマリー


【調査概要】
調査タイトル:チームの生産性が高いと感じているリーダーの部下との会話に関する意識調査

調査方法:IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー(R)︎」の企画によるインターネット調査

調査期間:2024年1月9日~同年1月26日

有効回答:チームの生産性が高いと感じており、部下を5人以上もつチームリーダー111名

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

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■部下との会話の頻度やパターン

●部下との会話の頻度は、「ほぼ全員と毎日話す」が39.7%で最多


部下との会話の頻度は、「ほぼ全員と毎日話す」が39.7%で最多。次に、「特定の部下とのみ毎日話し、その他の部下とは週に数回話す」が27.9%で、67.6%が部下と毎日話しているという結果となりました。

一方、特定の部下以外とはあまり話さない人は19.8%(「特定の部下のみ毎日話し、その他の部下とはあまり話さない」「特定の部下のみ週数回話し、その他の部下とはあまり話さない」)に留まりました。
生産性の高いチームでは、リーダーが部下全員と日々積極的にコミュニケーションを取っていることがわかります。

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◎「ほぼ全員と毎日話す」と答えたリーダーの割合は、部下を21名以上持つリーダーで53.6%(N=28)、部下を5~10名持つリーダーで24.5%(N=49)でした。
部下の数が多いほど、リーダーは全員と話そうとする意識が高い傾向にあります。

◎事前調査で「自分のチームの生産性が高いと感じるか」という質問に「非常にそう思う」と答えたリーダー(N=46)は、「ほぼ全員と毎日話す」が52.2%、「ほぼ全員と週数回話す」が34.8%。合わせて87.0%で、自分のチームへの自信が大きいリーダーほど全員と均等にかかわろうとしていることがわかりました。

●部下との会話のパターンは、「自分から話しかける」が圧倒的多数


リーダーが「自分から話しかける、1:N(複数人)の会話」が64.9%で圧倒的に多く、「自分から話しかける、1:1の会話」と合わせると106.3%となりました。逆に「部下から話しかける」割合は1:1と1:Nを合わせても、32.4%であり、大きな差があります。

また、リーダー側は複数人で、部下側は1:1で話そうとするパターンが多いようです。
生産性の高いチームは、リーダーが部下に対して一斉に情報共有や指示をし、部下が速やかにリーダーに報告するという形で、効率的に業務が回っていることが伺えます。

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◎5~10名の部下を持つリーダー(N=49)は、「自分から話しかける1:1」が24.5%と低く、チーム全体で情報共有しようする姿勢があるようです。また、「部下から話しかける1:1」が32.7%と高めでもあり、スモールチームほどリーダー・部下間の垣根が低く、フラットな組織であることが伺えます。

◎Q1で「ほぼ全員と毎日話す」と答えたリーダー(N=44)は、「自分から話しかける1:1」が63.6%と非常に高い結果となりました。生産性向上のため、部下へのこまめな指示やアドバイスを積極的に行おうとするリーダーが多いことが推測されます。

●部下との会話の長さは、「5~15分程度」が63.1%で最多


会議以外での部下との会話の長さは、「5~15分する程度:63.1%」と、短めであることがわかりました。「5分以内」も合わせると、75.7%が15分以内で会話を終えています。

一方、「15分~30分」が20.7%、「30分以上」も2.7%おり、予定外の会話から発展して話が長くなるケースもあるようです。

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◎「5分以内」と答えた割合は、部下を21名以上持つリーダーで25.0%(N=28)、ほぼ全員と毎日話すと答えたリーダーで18.2%(N=44)でした。
話す人数が多いほど、1回当たりの会話は短くなる傾向にあります。

◎事前調査で「自分のチームの生産性が高いと感じるか」という質問に「非常にそう思う」と答えたリーダー(N=46)は、「30分以上」と答えた人が6.5%とやや高めとなりました。

■部下との会話の話題と、会議以外で会話するメリット

●部下との会話は、優先度の高い内容だけでなく軽い声かけや雑談も


事前に予定されている会議以外での話題は、「緊急度の高い作業指示や依頼(トラブル対応など)」が52.3%、「仕事や作業についてのアドバイス」が49.5%、「進捗確認やスケジュール確認」が45.0%と、優先度の高い内容が上位となりました。

一方で、下位となった「緊急度の低い作業指示や依頼」や「軽い声かけやフォロー」も30%以上、「雑談」も20%以上となり、優先度が低めの会話も決して少なくないことがわかります。

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◎部下を21名以上持つリーダー(N=28)は、「進捗確認やスケジュール確認」は28.6%と低く、進捗の確認は主に定例会議で行っていると推測されます。


◎Q1で「ほぼ全員と毎日話す」と答えたリーダー(N=44)は、すべての項目で全体よりも高い数値となっています。「困っていることはないか、などの軽い声かけやフォロー」(45.5%)や「雑談」(38.6%)も多く、積極的に部下に声をかけていることがわかります。

●部下と会話する際の工夫は、「話しやすい雰囲気作り」「褒める」など

先の設問で「覚えていない/わからない」以外を回答した方に、部下と会話する場合の話題や工夫について質問しました(自由回答、n=110)。

「話しやすい雰囲気作り」「怖くないように意識する」など風通しの良いチーム作りや、「日頃起きたことや、時事の情報などをみる」といった話題作りの工夫についての回答がありました。

ほかに「褒める」「くだらない話で気を紛らす」といった回答もあり、リーダーが部下との関係を円滑に保つよう努めていることがわかりました。

●会議以外の会話のメリット、会議の効率化が上位。心理的安全性の向上や相互理解の深まりも高い数値に。


「会議での認識合わせの時間が減り、本題について話す時間が増える」(52.3%)や「会議の時間が短縮できる」(48.6%)が1位・2位となり、会議を効率化させる効果が非常に高いことがわかりました。

「意思決定がスピーディーになる」(39.6%)や「部下が1人で悩む時間や手戻りが減り、チームの生産性が上がる」(38.7%)など、業務の生産性向上メリットも大きいようです。

一方、相互理解や心理的安全性など、コミュニケーション効果についても高い数値となっており、自分のチームの生産性が高いと感じているリーダーが、会議以外での部下との会話に幅広いメリットを感じていることがわかります。

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◎部下を21名以上持つリーダー(N=28)は、「意思決定がスピーディーになる」(57.1%)、「会議の時間が短縮できる」(53.6%)など、時短効果をより強く感じているようです。


◎Q1で「ほぼ全員と毎日話す」と答えたリーダー(N=44)は、「思いがけないアイデアや解決策が浮かぶことがある」(59.1%)、「相互理解が深まり、人間関係が円滑になったり人材の配置がしやすくなったりする」(47.7%)、「認識の齟齬が減り、お互いに心理的な安心感を得られる」(43.2%)といった副次的な効果を挙げる回答が、全体よりもかなり高い結果となりました。

●部下と会話することの効果、ほかには「連帯感」や「楽しく仕事」など

先の設問で「特にメリットは感じない」以外を回答した方に、会議以外で部下と会話することのその他の効果や工夫について質問しました(自由回答、n=109)。

先の設問では業務効率面でのポイントが高かったものの、自由回答で「楽しく仕事」「連帯感」「一体感」といった心理的な効果を挙げる声が多かったです。

■会議以外で部下と会話する際の困りごとと対策

●自分から話しかける際の困りごとは「1人だけと話したいときに、他のメンバーの前で呼び出しにくい」「忙しそうだと声をかけづらい」など


リーダーから部下に話しかける場合に困っていることは、1位が「1人だけと話したいときに、他のメンバーの前で呼び出しにくい」(41.4%)、2位が「部下が忙しそうな様子だと、話しかけづらい」(36.0%)となりました。
「急に話しかけると部下が緊張するのではないかと思い、遠慮してしまう」も24.3%で、生産性の高いチームのリーダーは、部下に細かな気遣いをしていることがわかります。

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◎事前調査で「自分のチームの生産性が高いと感じるか」という質問に「非常にそう思う」と答えたリーダー(N=46)は、1位の「1人だけと話したいときに、他のメンバーの前で呼び出しにくい」(52.2%)と2位の「部下が忙しそうな様子だと、話しかけづらい」(39.1%)が全体よりも高く、上位2つは、チームの生産性に大きな自信を持つリーダーであっても解決が難しい課題のようです。

◎Q1で「ほぼ全員と毎日話す」と答えたリーダー(N=44)と部下を11~20人持つリーダー(N=34)は、「特に困っていることはない」がそれぞれ22.7%、23.5%と全体より高い結果となりました。

●部下から話しかけられる際の困りごとでは、部下の心理面に配慮する傾向も


部下から話しかけられる場合に困っていることは、1位が「自分から話しかけてこないタイプの部下へのフォローが手薄になりがちになる」(43.2%)。

2位から4位も部下側の遠慮や忙しさで話が聞けないことへの悩みとなっており、「想定外に時間が拘束されてしまうことを面倒だと感じる」(24.3%)や「想定外に時間が拘束されるので、自分の仕事の進捗に影響が出る」(15.3%)と低めです。

自分から話しかける場合の悩みと同様に、こちらでも自身の事情よりも部下を配慮するリーダーの姿勢が伺える結果となっています。

詳細データのPICK UP

◎部下を21名以上持つリーダー(N=28)は、「自分に遠慮し、部下が話しかけづらいのではないかと感じる」が67.9%で圧倒的1位でした。組織が大きくなると立場の差も開いていくためか、部下が話しかけづらいのではないかと感じるようです。

◎Q1で「ほぼ全員と毎日話す」と答えたリーダー(N=44)と事前調査で「自分のチームの生産性が高いと感じるか」という質問に「非常にそう思う」と答えたリーダー(N=46)は、「想定外に時間が拘束されるので自分の仕事の進捗が遅れる」が25%と21.7%で、全体より高めでした。

●部下との会話での困りごとを解決する工夫、「深く掘り下げない」「時間外の対応」など

先の設問で「特に困っていることはない」以外を回答した方に、会議以外で部下と会話する場合のその他の困りごとや解決の工夫について質問しました(自由回答、n=95)。

「時間外にも対応する」「部下とご飯に行く」など、業務時間外でリカバリーしたり、「深く掘り下げない」など、簡潔かつ手短に話す工夫をしているようです。

■まとめ

今回の調査で、生産性の高いチームのリーダーは部下とのコミュニケーションに積極的であり、部下と会話するメリットも強く実感していることがわかりました。
会議以外でのこまめな会話により意思決定や課題解決がスピーディーになり、チームの生産性が高まるようです。業務面だけでなく、心理的安全性や相互理解の促進、チームの連帯感強化といった効果を挙げる回答も多数ありました。

一方で、リーダーたちが、部下に配慮しながらチームの生産性を追求することやリーダー個人の業務との両立に苦心しており、時間外に働くなどの無理をせざるを得ないケースもあることがわかりました。

今回挙がった困りごとを解決できれば、チームの生産性はより向上し、ストレスを最小限に抑えられるでしょう。

  • 1人の部下だけをさりげなく呼び出したい

  • 複数人まとめて、簡単に呼び出したい

  • 話しかけてもよい状況かどうかを、部下の顔色を伺うことなく明確に把握したい

といった顕在化している悩みの解決だけでなく、

  • 業務連絡や気心の知れた部下との会話は手短かに済ませる

  • 1回あたりの会話時間(移動時間や相手を探す時間も含む)を短縮する

  • 部下からも話しかけやすい環境を整備する

といった、こまめな会話の効率化や促進も実現すれば、チームパフォーマンスはさらに加速するはずです。
メンバーの状況が可視化され、音声で素早くコミュニケーションできるVOICHATの導入も、解決の一助になると考えています。

本調査のレポートダウンロードはこちら

ハイブリッドワーカーのコミュニケーションに関する実態調査
2023年11月に実施した調査結果です。

ぜひ、こちらも併せて参考になさってください。
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000008.000122028.html

■新感覚オフィス「VOICHAT(ボイチャ)」


VOICHATは、「ちょっといい?」をいつでも・どこでも可能にするコミュニケーションツールです。

ビジネスコミュニケーションで繰り返される、待ち時間やすれ違いといった無駄を解消し、課題解決スピードを加速させます。

《VOICHATの特徴》

  • メンバー間の交流が可視化され、マイクONですぐに会話に参加できる
    「オープンコミュニケーション」

  • カメラなしでも相手の状況がわかり、話しかけるタイミングに迷わない
    「ストレスフリーコミュニケーション」

  • 物理的な場所だけでなく、部署や役職も超えて声だけで距離が縮まる
    「ボーダレスコミュニケーション」

■会社概要

会社名 :VOICHAT株式会社

設立  :2022年9月

代表者 :小路 康丸

所在地 :愛知県名古屋市天白区原4-1401

事業内容:VOICHATの開発運営

URL  :https://voichat.com/

チームの生産性が高いと感じているリーダーの部下との会話に関する意識調査

Q1.外出などで話せない日を除き、事前に予定されている会議以外で部下とどれくらい会話していますか。(n=111)

・特定の部下とのみ毎日話し、その他の部下とは週に数回話す:27.9%

・特定の部下とのみ毎日話し、その他の部下とはあまり話さない:17.1%

・ほぼ全員と週に数回話す:12.6%

・特定の部下とのみ週数回話し、その他の部下とはあまり話さない:2.7%

・会議以外では、部下とはあまり話さない:0.0%

・その他:0.0%

・わからない/答えられない:0.0%

<Q1で「会議以外では、部下とはあまり話さない」「わからない/答えられない」以外を回答した方>

Q2.事前に予定されている会議以外での部下との会話は、どのパターンが多いですか。(2つまで)(n=111)

・自分から話しかける、1:N(複数人)の会話:64.9%

・自分から話しかける、1:1の会話:41.4%

・部下から話しかける、1:1の会話:26.1%

・部下から話しかける、1:N(複数人)の会話:6.3%

・わからない/答えられない:0.9%


<Q1で「会議以外では、部下とはあまり話さない」「わからない/答えられない」以外>

Q3.事前に予定されている会議以外での部下との会話で最も多いのは、どれくらいの長さですか。(n=111)

・5分以内:12.6%

・5~15分程度:63.1%

・15~30分程度:20.7%

・30分以上:2.7%

・わからない/答えられない:0.9%

<Q1で「会議以外では、部下とはあまり話さない」「わからない/答えられない」以外>

Q4-1.事前に予定されている会議以外での部下との会話では、どのようなことを話しますか。特に当てはまるものを教えてください。(複数回答)(n=111)

・緊急度の高い作業指示や依頼(トラブル対応など):52.3%

・仕事や作業についてのアドバイス:49.5%

・進捗確認やスケジュール確認:45.0%

・緊急度の低い作業指示や依頼:37.8%

・成果物に対するフィードバック:32.4%

・困っていることはないか、などの軽い声かけやフォロー:31.5%

・雑談(休憩時間やランチタイムの雑談を含む):21.6%

・その他:0.0%

・覚えていない/わからない:0.9%

<Q1で「会議以外では、部下とはあまり話さない」「わからない/答えられない」以外>

Q5.事前に予定されている会議以外で部下と会話することには、どのようなメリットがあると感じますか。(複数回答)(n=111)

・会議での認識合わせの時間が減り、本題について話す時間が増える:52.3%

・会議の時間が短縮できる:48.6%

・意思決定がスピーディーになる:39.6%

・部下が1人で悩む時間や手戻りが減り、チームの生産性が上がる:38.7%

・思いがけないアイデアや解決策が浮かぶことがある:35.1%

・相互理解が深まり、人間関係が円滑になったり人材の配置がしやすくなったりする:31.5%

・認識の齟齬が減り、お互いに心理的な安心感を得られる:24.3%

・特にメリットは感じない:1.8%

・その他:0.0%

<Q1で「会議以外では、部下とはあまり話さない」「わからない/答えられない」以外>

Q6-1.事前に予定されている会議以外で部下に話しかける場合に、困っていることはありますか。(複数回答)(n=111)

・1人だけと話したいときに、他のメンバーの前で呼び出しにくい:41.4%

・部下が忙しそうな様子だと、話しかけづらい:36.0%

・作業依頼や進捗確認などの用件がないと、部下と話すきっかけがない:33.3%

・複数人と話したいときに、メンバーを集めづらい:32.4%

・急に話しかけると部下が緊張するのではないかと思い、遠慮してしまう:24.3%

・誰に何を言ったのか忘れたり、情報共有が漏れたりしがちになる:13.5%

・意図せずセクハラやパワハラになるのが心配で雑談がしづらい:9.9%

・特に困っていることはない:13.5%

・その他:0.0%

<Q1で「会議以外では、部下とはあまり話さない」「わからない/答えられない」以外>

Q6-2.事前に予定されている会議以外で部下から話しかけられる場合に、困っていることはありますか。(複数回答)(n=111)

・自分から話しかけてこないタイプの部下へのフォローが手薄になりがちになる:43.2%

・上司との会話は勇気がいるので、部下が話しかけづらいのではないかと感じる:33.3%

・自分に遠慮し、部下が話しかけづらいのではないかと感じる:32.4%

・多忙なため、きちんと話を聞けないことが多い:30.6%

・想定外に時間が拘束されてしまうことを、面倒だと感じる:24.3%

・想定外に時間が拘束されるので、自分の仕事の進捗に影響が出る:15.3%

・誰に何を言われたのか忘れたり、情報共有が漏れたりしがちになる:8.1%

・特に困っていることはない:14.4%

・その他:0.0%

配信元企業:VOICHAT株式会社

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