Sansan株式会社は、契約データベース「Contract One」において、関連する契約を自動でひも付ける「契約ツリー」機能に加え、契約の有効性を自動で判定する「契約状況判定」機能を実装したことを発表します。俯瞰的な契約管理が可能になることで、属人的な契約管理によるリスクを軽減するとともに、全社的な契約業務の効率化と契約情報の活用を後押しし、企業の収益最大化に貢献する契約データベースを構築します。
Contract Oneは、あらゆる契約書を正確に理解しデータ化することで、クラウド上での一元管理を可能とする契約データベースです。新機能によって、大量の契約情報から関連性のある契約群を自動でひも付けするとともに、各契約の有効性を自動で判定します。紙や電子に関わらず契約書をContract Oneでデータ化するだけで、案件ごとの正確な契約状況を俯瞰的に確認し、契約の有効性や期限を瞬時に把握できるようになります。Contract Oneで契約データベースを構築することにより、必要な契約書を見つけられないなどの属人的な管理に起因するリスクを軽減するとともに、契約業務の効率化によるコスト削減や、契約状況に基づく契約の統廃合や見直し、契約情報を活用した取引先との交渉を推進するなど、収益向上に貢献します。
■機能実装の背景
契約書は企業間の取引条件が明記されている、ビジネス上重要な資産です。電子契約が普及する一方で、いまだに7割以上が頻繁に紙の契約書を使っており（※1）、企業では紙と電子が混在した状態で管理されています。さらに、基本契約や個別契約、覚書など取引ごとに複数の契約が交わされることも多く、管理が複雑化し正確な取引条件や期限・有効性の把握が難しくなっています。原価高騰などの予期せぬ環境変化に対応するため、必要に応じて柔軟に契約条件を見直す機会が増えるなか、対象となる契約書が特定できず、既存の取引条件の把握に時間がかかるなどの課題が浮き彫りになっています（※2）。Contract Oneは、契約の見直しや取引先との交渉を後押しし、企業の収益最大化を実現するため、新機能の開発を進めていました。
契約書は、法律専門用語など独特な表現が使われるほか、特定のフォーマットがないためデータ化が難しい情報の一つです。今回の新機能開発にあたっては当社が培ってきた、AIと人力を組み合わせた独自のデータ化技術に加え、2023年6月にグループ会社化した株式会社言語理解研究所が約40年間積み上げてきた自然言語処理の研究成果を活用しています。これにより、契約書に記載された項目を正確に識別しデータ化することが可能になり、今回の機能実装が実現しました。
■新機能の概要
１.契約ツリー機能
Contract Oneで契約書をデータ化するだけで、「基本契約」を親契約、「個別契約書」や「秘密保持契約書」などを子契約として自動で判別してひも付け、契約ツリーとして関連性を可視化します。各書類を個別に管理することで発生していた契約状況の不正確な理解や、契約更新漏れ、不必要な更新による追加費用の発生などを防止できます。原材料の高騰などにより、部門横断で契約見直しが必要になった場合でも、対象の契約群を瞬時に洗い出し、関連情報を加味しながら的確に判断できます。
２.契約状況判定機能
データベース化した契約情報から、契約終了日や自動更新の有無、自動更新期間などを自動で読み取り、各契約のステータスを「契約中」「契約終了」に自動で分類します。終了日の記載がない場合は「契約終了日無」と表示されます。契約終了日が経過しているが自動更新の定めがあるもの、すなわち意図せず自動更新されている可能性がある契約書は「契約終了日経過/自動更新有」と表示されます。担当者は各ステータスを確認後、契約を終了するか再締結するかを判断し、不明確な取引を適正化できます。既に実装済みの「自動更新管理」（※3）と組み合わせて活用することで、契約が自動で更新し続けるリスクをより軽減することが可能となります。
Contract Oneは今後も、「契約データベースから、収益を拡大する」というコンセプトの下、進化を続けてまいります。
※1：Sansan株式会社「紙の契約書に関する実態調査」（2024年3月5日発表）
https://jp.corp-sansan.com/news/2024/0305.html
※2：Sansan株式会社「BtoB企業における原価高騰の影響を調査」（2024年1月15日発表）
https://jp.corp-sansan.com/news/2024/0115.html
※3：Sansan株式会社『契約データベース「Contract One」が、契約書のリスク管理を強化する2つの新機能を実装』（2024年2月27日発表）
https://jp.corp-sansan.com/news/2024/0227.html
（以上）
■契約データベースから、収益を最大化する「Contract One」
Contract Oneは、Sansan株式会社が提供する契約データベースです。企業の重要な資産である契約書を当社独自の技術で正確にデータ化し、企業間の取引条件が網羅されたデータベースを構築します。関連する契約を自動でひも付ける機能が全社の契約状況を俯瞰して管理することを可能にします。また、生成AIを活用した機能によって法務部門に限らず全社員が契約データを容易に検索・確認できる環境を整備します。全社で運用できる契約データベースが、リスク管理にとどまらず、企業の収益最大化を後押しします。
https://contract-one.com/
■Sansan株式会社 会社概要
「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるDXサービスを提供しています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、インボイス管理サービス「Bill One」、契約データベース「Contract One」を国内外で提供しています。
設立：2007年6月11日
URL：https://jp.corp-sansan.com
所在地：150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル 13F
資本金：66億88百万円（2023年11月30日時点）
事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売
Sansan https://jp.sansan.com
Eight https://8card.net
Bill One https://bill-one.com
Contract One https://contract-one.com
■株式会社 言語理解研究所 会社概要
「言葉の価値を最大限に引き出し、顧客の想像を超え続ける」をミッションとし、徳島大学発のAIベンチャー企業として2002年に創立しました。大学研究室時代から40年間蓄積してきた独自の大規模知識データベースと、高度な自然言語処理・言語理解技術を駆使し、企業ごとの課題に対応したオーダーメイドのAIエンジンを開発・提供しています。
設立：2002年1月28日
URL： https://www.ilu.co.jp/
所在地：770-0813 徳島市中常三島町1丁目32番地1
資本金：58百万円（2024年03月1日時点）
事業内容：大規模知識を活用した業務効率化と高度付加価値サービス創出
配信元企業：Sansan株式会社
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