サイボウズ株式会社(以下、サイボウズ)は、情報サイトバイトル」等を運営するディップ株式会社(以下、ディップ)の電子契約システムに「kintoneキントーン)」が採用されたことを発表します。広告との契約締結にはFaxを使っていましたが、これを電子化することで、営業部門が契約書の送付及び回収にかけていた業務時間を間15,000時間削減しました。同時に、スタッフ部門が間約800時間かけていた原本回収登録作業の工数も削減いたしました。

■電子契約システム化の背景とkintone選定理由
広告掲載の申し込み数が急増していたディップでは、間約14,000件もの契約申込書をまたはFaxで回収し確認することに多くの時間を割いていました。そこで、特に末をピークとした書類回収作業に関わる夕方から間にかけての残業削減を的に、電子契約の検討を開始いたしました。複数サービスを検討した結果、運用に合わせたシステムの柔軟性、サービス開始までのスピード感、投資コスト等を鑑みたうえでkintoneを選定いただきました。

システム導入による効果
1. 営業の残業時間削減、新規開拓及び既存顧客フォローに注できる環境づくり
書類回収のような内勤作業にかかる工数を削減し、新規顧客の発掘や既存顧客の課題解決という本来すべき業務に集中する事が可となった。

2. 契約確認業務の時間カット
クライアントによる申込書の確認後、入ミスや修正依頼などがあればkintoneから担当営業へアラートが上がる仕組みを採用。確認作業の効率化と同時に、の申込書の大幅減少によるトラブルの防止も実現。

3. 広告の店舗作業負荷を軽減
契約電子化によりの印刷やFax送信作業がくなったことで、接客等本来の業務に集中しやすくなった。

4. 受注率善、新規大手顧客獲得などの競合優位性を獲得
契約作業の時間短縮により、業務効率を重視する大手クライアントとの契約に繋がる事例も。

■今後の取り組み
なお同社の新規事業である石灰石を原料とした新素材LIMEX(ライメックス)販売事業にも同じ仕組みを展開。スピード感がめられる新規事業のインフラシステムとしてkintone活用を進めています。

■ディップ株式会社概要
ディップ株式会社は、アルバイトパート情報サイトバイトル」、総合情報サイト「はたらこねっと」、看護師人材紹介サービスナースではたらこ」を通じ、職者と企業双方にとって利便性の高いサービス提供することで社会善する存在となる事をしています。2004年5月マザーズ上場、2013年12月一部上場。2018年2月期売上高380億円。

■Easy電子契約とは?
コントラトマネジメント株式会社提供するkintone連携サービスです。電子契約として注文受付、検収確認をすることで業務効率化と印税等のコスト削減につなげることができます。
Easy電子契約サービスの詳細
https://www.contract-mgt.jp/signts#easy

■kintoneとは?
サイボウズ株式会社提供する、業務アプリ開発プラットフォームです。営業の案件管理、お客様からの問い合わせ履歴やクレーム対応の管理、プロジェクトの進捗やタスク管理、従業員の業務日報など、お客様の用途に合わせた業務アプリの作成が可です。アプリケーションはノンプログラミングで開発できます。また、社内SNSのようなコミュニケーション活用することでスピーディーな情報共有が可になり、業務効率化を実現します。

配信元企業サイボウズ株式会社

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