LIXILは「RPA(Robotic Process Automation、ソフトウェアロボットによる業務自動化)」を普及させるにあたり、業務担当者が主体となってソフトウェアロボットを開発できるよう、独自の人材育成を行っている。基本的な開発スキルを身につけた人材は、LIXILグループ各社をあわせ700人に達しようとしている。RPA人材育成の内容などを、同社IT Function 基幹システム統括部コーポレート・事業会社システム部長の西原寛人氏と同部システム企画推進Gグループリーダーの中村宏氏に聞いた。

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業務部門主体でロボットを開発できるように

「本来であれば、IT部門が業務部門の業務改善やデジタル化を支援・推進すべきかもしれないが、業務部門の要望に十分に応えるだけの工数をなかなか捻出できない」。LIXILの西原寛人氏は、業務部門主体でRPAの導入を推し進める背景をこう説明する。

 周知のとおり、LIXILは建材大手5社が統合して誕生した。情報システムの担当者は目下、統合前の各社が個々に開発してきた基幹系システムの統合作業に集中的に取り組んでいる。

 IT部門がRPAの導入を担えば、開発するソフトウェアロボットの品質や保守性などの面で問題が生じるリスクを最小限におさえやすい。しかし、基幹系システムプロジェクトが佳境をむかえるなか、RPAの導入や保守にまで手が回りきらない可能性がある。

 そのためLIXILは、働き方改革の一環で2018年1月にLIXILグループ全社へのRPA展開が決まった際、業務部門の担当者が自らソフトウェアロボットを作れるように教育する方針を採った。そして業務部門主体で1年間に150体以上のソフトウェアロボットを開発・稼働させ、手作業で行っていた業務の自動化を一気に進めてきた。

3ステップの教育を経て、社内公認の開発者に

 全社展開にあたり課題となったのは、情報システムの開発経験がない業務担当者に、いかにしてソフトウェアロボットの開発力を習得してもらうかだ。「RPAは簡単だという声も聞かれるが、実際にそんなことはなく、難易度は意外と高い」と西原氏は話す。

 LIXILは大きく3ステップの教育で業務部門に開発者を誕生させてきた。最初のステップは、2日間の集合研修である。ITベンダーの協力を得て、RPAで比較的よく使われる36種類の機能を選定。それらの機能を組み合わせて利用するような業務をサンプルとして10種類ほど用意し、実際に10体前後のソフトウェアロボットを開発する。

 続いて、受講者は各自の部門に戻り、集合研修で学んだ知識を基に、RPAの適用で効果が期待できる業務をピックアップしてIT部門に相談する。IT部門はシステム間連携の複雑さやセキュリティリスク、期待される効果などを考慮してソフトウェアロボットの開発にゴーサインを出す。

 実務用のソフトウェアロボット開発を経験したら、そのあとLIXILが独自に設けた社内検定を受験する。開発スキルのほかにセキュリティリスクや基幹系システムへの影響などの理解を問う40項目ほどの設問に対し、7割以上正解すると最終的に社内公認の開発者として認められる。

「作りかたや使いかたを間違えると、ソフトウェアロボットは非常に危険だ」と中村宏氏は指摘する。LIXILではRPAの全社展開に着手した当初、あるソフトウェアロボットデータダウンロードする処理を延々と繰り返し、基幹系システムの負荷を過度に増大させるようなケースがあったそうだ。社内検定には、単に開発スキルの習熟度を評価するだけでなく、このように業務部門主体で開発したソフトウェアロボットが他のシステムに悪影響を及ぼさないよう、情報システムに対する理解を深めてもらう狙いもある。

 2019年1月時点で集合研修を受講済みのLIXILグループ内各社社員は650人を超え、受講予約者を含めると700人に達する。すでに330人以上が社内検定合格まで到達しており、これも近く500人程度にまで増える見込みだ。

開発者どうしが部門を越えて問題解決

 開発者として認定されたあともフォローアップする体制も整えている。そのひとつが、RPAに関する質問を受け付ける「開発相談所」である。

 開発相談所にはRPAに通じた相談員数人が常駐し、開発者を支援する。「ソフトウェアロボットを作ったけど思うように動かない」といった問い合わせを受けると、相談員は開発者とともにソフトウェアロボットの処理の内容などを洗い直し、想定通りに動くまで開発を手伝う。

 もっとも、数人の相談員で、700人規模の開発者からの問い合わせにすべて応じるのは難しい。そこでLIXILビジネスFacebookである「Workplace by Facebook」を活用し、開発者どうしで問題を解決する仕組みも用意した。Workplace内に開設したRPAのコミュニティには集合研修受講者全員が参加しており、投稿された質問に対して互いに解決のアイデアを提案するといった部門を越えたRPAの知見の共有を行える。

 さらにWorkplaceで解決策が得られたケースについては、確立されたノウハウとしてLIXILグループ全体のナレッジマネジメントサイトで公開。これまでに40件近くのノウハウを蓄積している。

詳細な処理内容を記載したドキュメントを整備

 業務部門主体でRPAを全社展開するうえでLIXILがとりわけ留意したのが、ソフトウェアロボットを稼働させるまでのプロセスの整備とその運用の徹底だ。業務部門は自由にソフトウェアロボットを開発するのではなく、必ず最初にRPA化したい業務をIT部門に相談する。このプロセスを設けることで、管理者不在のいわゆる“野良ロボット”が生まれるリスクを減らした。

 さらに、実際にソフトウェアロボットを開発する前に、RPA化の対象となる業務のドキュメント化も徹底して求めている。万が一、ソフトウェアロボットに不具合が生じて稼働が停止しても、即座に手作業で業務をリカバリーできるようにするためである。開発者の異動に伴うソフトウェアロボット開発担当者の引き継ぎにも役立つ。

 加えて、RPA化する業務のフロー、入出力するデータの内容、機密性の高いデータの取り扱いの有無、データベースへの接続の有無、見込まれる業務時間の削減効果などを詳細にまとめた「ロボットカルテ」をソフトウェアロボットごとに用意する。開発したソフトウェアロボットが想定通りに動作するかをテストして、ロボットカルテの内容と相違ないことを確認したうえで本番稼働を許可する。

 また、LIXILは稼働を開始したすべてのソフトウェアロボットカルテを社内ネットワークに公開している。同じような処理を実行するソフトウェアロボットを作るようなムダを排除するためだ。ロボットカルテを検索して似たようなソフトウェアロボットが見つかれば、それをカスタマイズすることで開発に要する工数を大幅に圧縮できる。

RPAとの連携をにらんだOCRソフトの導入も進める

 LIXILは現在、RPAの全社展開と並行して、社内部門やグループ会社など合計34組織でOCR(光学的文字認識)ソフトの導入を進めている。紙の書類を電子化することで、ソフトウェアロボットで処理可能な業務内容を拡充する狙いだ。

 例えば、記載項目が決まっている専用葉書で届いた商品の注文内容をOCRソフトで読み取り、CSV形式のファイルを作成する。そのファイルデータソフトウェアロボットが受注管理システムに自動入力し、注文の受け付け処理を完了するといった使い方を想定している。現在は葉書の記載内容を人手で受注管理システムに登録している。

 RPAとOCRの全社展開は、システム化の対象業務の見極めにも結び付いている。RPAやOCRを導入するまで、業務部門が手作業や単体のパソコンで処理している業務内容をIT部門が詳しく把握することが難しかった。LIXILは今後、このように業務部門が悩みを抱えている業務を効率化する機能をIT部門の責任で基幹系システムなどに次々と実装していく考えだ。

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LIXIL IT Function 基幹システム統括部の西原寛人氏(右)と中村宏氏(左)