労働生産性の向上を目的にした働き方改革の推進に、パソコンの操作ログデータを活用しているのが横浜ゴムだ。年間4000万件以上というパソコンの操作ログを分析し、従業員が手作業で行っている業務を可視化。それを基に「RPA(Robotic Process Automation、ソフトウェアロボットによる業務自動化)」とOCR(光学的文字認識)ソフトを組み合わせて自動化を図っている。「データが手のうちにあることがIT部門の強みだ」と話すIT企画部の小屋垣昇部長に、IT部門主導で進めるRPAとOCRによる働き方改革プロジェクトについて聞いた。

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本格展開から約1年で200体あまりのロボットを開発

 2030年になっても通用する仕事のやりかたと仕組みを考える。

 このテーマを掲げ横浜ゴムがRPAとOCRの本格展開をスタートさせたのが2018年4月のこと。この1年弱の間に経理や調達、物流などの80以上の業務を対象にして200体あまりという多数のソフトウェアロボットを開発した。これだけ多くのソフトウェアロボットを稼働させている国内企業は、まだそれほど多くはない。

 横浜ゴムがIT部門主導で働き方改革プロジェクトを推進するにあたって注目したのが、従業員が利用している約3300台のパソコンの操作ログデータである。同社はセキュリティ対策の一環としてログを収集するソフトをすべてのパソコンに導入しており、1分単位でとりまとめた操作内容をIT企画部が一元的に管理している。

 1分間のうちどのソフトWordExcelメールWebブラウザなど)を何秒間利用していたかといった情報も操作ログから詳細に把握できる。横浜ゴムはまず、年間4000万件以上蓄積されるこの操作ログを基にパソコンの利用状況を分析した。

勤務時間の75%はExcelなどのパソコン作業

 分析の結果から浮かび上がってきたのは、多くの従業員が日常的にパソコン作業に追われている実態である。1日の勤務時間を8時間と仮定すると、パソコンを使っている時間は実に75%にのぼっていたという。そのなかでも、Excelの利用時間はとりわけ多く、パソコンを使っている時間の3割程度を占めていた。

 一方、IT企画部が展開している各種業務アプリケーションの利用時間は6%弱にとどまっていた。従業員の利便性を考えながら設計したり開発したりしてきたからこそ短い時間で済んでいるという見方もできるが、「現時点で労働生産性の向上に十分に寄与していない」(小屋垣部長)ことは事実。「Excelで処理している業務にしっかり目を向けなければ、これまで以上に大きな労働生産性の向上は果たせない」(同)と判断し、RPAの導入に踏み切った。

 2017年に一部の業務でPoC(概念実証)を実施したところ、RPAを用いることによって従来のシステム開発より安価に、Excelで行っている業務の効率化を図れる公算が大きいと分かった。具体的には、基幹系システムに使っているERPパッケージに機能を付加する方法、Webシステムを開発する方法、RPAを導入してソフトウェアロボットを開発する方法の3つを比較した。その結果、RPAは他の方法より3~9倍、効率的に生産性を高められることを確認した。

 また、ペーパーレス化を進めてはいるものの、社外からの請求書の処理など紙ベースの業務も少なからず残っている。例えば、全社の通信費を管理するIT企画部には毎月数百枚の請求書が届く。これらはいったんExcelに入力したうえで基幹系システムに登録し、経理処理に必要な伝票を発行している。

 横浜ゴムはこうした紙ベースの業務をソフトウェアロボットが処理できるように、RPAの本格展開と同時にOCRソフトの導入も決めた。請求書をスキャンしてOCRソフトデータを読み取り、それをソフトウェアロボットで基幹系システムに登録するといった具合である。

IT部門がプロジェクト全体を統制、ロボットの乱造を防ぐ

 操作ログの情報からRPAとOCRの導入によって最終的に7億円近くの効率化効果が得られると試算し、すでに200体ものソフトウェアロボットを動かしている。ただ、ソフトウェアロボットの開発をやみくもに行うのではなく、「RPA開発標準」を整備して厳密に統制している。「RPAはシステム化のハードルを下げられるが、開発状況に目が行き届かなければソフトウェアロボットの資産が増えるばかりで、結果的に保守や維持にかかるコストが膨らみかねない」(小屋垣部長)と考えてのことだ。

 RPA開発標準では、どういった処理をするソフトウェアロボットがどの部門の業務に使われているかを台帳で一元管理するのはもちろん、開発費用を2年以内に回収できると見込まれる業務を対象にするなどのガイドラインを定めている。加えて、「現状調査」の後に小規模なBPR(ビジネスプロセスエンジニアリング)を伴う「新業務設計」や「要件定義」を行ったうえでソフトウェアロボットの開発に着手するといったプロセスまで詳細に規定。RPA開発標準を順守することでソフトウェアロボットの乱造や、管理者不在の「野良ロボット」が生まれるのを防いでいる。

 横浜ゴムは現在、IT企画部がプロジェクト全体を統制する中央集権型でRPAを導入しているが、将来的には業務部門へRPAを部分的に開放することを視野に入れている。そのために同社はExcelへのデータ入力や、Excelから基幹系システムへのデータ転記など多くの業務で共通して使ういくつかの機能を、汎用的な部品として用意している。それらを組み合わせて実現できるようであれば、業務部門でもソフトウェアロボットを開発できるようにする方針だ。

 どの企業にも労働生産性を高められる余地はまだ残っている。横浜ゴムパソコンの操作ログという膨大な量のデータを分析してRPAとOCRの適用可能領域を的確に見極めたように、社内に眠ったままになっているビッグデータが新たな改革の方法性を示してくれるかもしれない。

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