株式会社ニュー・オータニは、人事労務業務の効率化と、その先にある働き方改革への取り組みを目指して、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」を導入し、2019年4月より運用を開始したことをお知らせいたします。
■ 導入の背景とSmartHRへの期待
「働き方改革に手が回らない......」異動して知った労務の煩雑さ
1964年に開業した、日本を代表する老舗ホテル「ホテルニューオータニ」は、アルバイトを含む従業員2,200人が、1日に平均2万人ものお客さまをお迎えしています。今春は136人の新卒社員が入社し、研修を経て現場での経験を積むことになります。
従業員が働く部門は、サービス部門・調理部門・営業部門、本社機構として、マーケティング部門やファシリティマネジメント（施設管理）部門・経営管理部門などにわかれており、職種も多岐に渡ります。経営管理や人事総務など、従業員を支える部門に異動する場合は、この現場での経験を経て異動するケースがほとんどです。
人事課で労務を担う今井氏もまた、新卒で入社後、サービス部門での研修、宿泊営業、マーケティング・広報、能力開発（育成）部門を経て現職に至ります。
「当社では、経営管理などのホテルを支える部門に配属される場合、さまざまな職場を経て配属されることが多いのですが、各職場での経験を積むことにより、従業員の働きやすさや事業について具体的に考えることができると思います。
私が初めて人事課に異動してきた時、とても驚いたのは、労務業務のアナログさや煩雑さでした。他の現場にいた頃は人事課がどのような業務を行っているのかわかりませんでしたが、ここまで手間のかかる業務だとは思わず、この状態を解消しなければいけないと感じました。
2019年4月には働き方改革関連法など大きな法改正があり、今のままでは、法律に沿った会社の制度づくりまで手が回らないと危機感を持ったのです」（今井氏）
そこで、人事労務業務の効率化を図るシステムを調べ始めましたが、真っ先に解消したかったのは年末調整作業でした。全従業員の手続きを一斉に行うため、年間の労務手続きの中でも、最も書類が必要となり、煩雑なやりとりが発生するうえに、決められた期間内で業務を完了しなければならないという、時間と手間のかかる労務の一大イベントです。人事労務担当者は、書類の印刷・配布・回収・内容の確認。従業員は、専門用語と小さな枠が並んだ、毎年少しずつ書き方が変わる書類と格闘し、わからなければ質問しなければならない、そして担当者はその質問に答えていくという、年末調整は双方に大きな負担となります。
また、以前は部署ごとに窓口となる従業員を決めて申請書をまとめて提出してもらっていましたが、個人情報保護の観点から一人ひとり人事課に提出してもらうことにしたため、人事課窓口業務も以前より負担となっていました。
ホテル業界ならでは。シフト制による人事課との時差
年末調整のほかに、SmartHRで従業員の入退社手続きやWeb給与明細機能があることを知り、ますます効率化を図れそうだと感じました。
アルバイトの入退社は月に約40人、多い月には約50人にのぼり、その他に給与明細も用紙で配布していたため、対応や準備にとても時間がかかっていました。
従業員は、手続きが発生すると、シフトの合間をぬって人事課でまず書類をピックアップしたのち、書類に必要事項を記載し、再度人事課まで必要な書類を届けていました。私たちホテル業界特有だと思いますが、各職場で働く従業員のほとんどはシフト制で稼働しており、土日・祝日は特に忙しい。一方で、人事課は土日・祝日、そして平日の早朝や深夜には、書類を提出にきても閉まっている場合があり、時間が合わないこともあります。
また、人事課のメンバーも、残業をしている遅い時間帯に提出してくる従業員に対応せざるを得ず、双方に非効率な状況となっていました。
さらに、ホテルのお客さまに見えることのない従業員専用のバックスペースは、館内よりも複雑な導線になっており、エレベーターの待ち時間を入れると、各職場から人事課にたどり着くまでに10分以上かかることもあります。就業時間前後や業務の合間を縫って、本業以外に時間をかけることに対しても問題意識を抱えていました。
■ SmartHRに期待すること
・入社手続き
これまでは、入社する際に1人あたり5～6枚の書類に記載してもらい、その書き方の説明に1時間以上かかっていました。SmartHRの入社手続きは、フォームに沿って従業員が自身の情報を入力するだけで完了しています。
・年末調整
人事労務担当者にとっては、大量の書類に悩まされることなく、SmartHR上で従業員の進捗を確認しながら行えます。従業員はスマートフォンからカンタンな質問に回答していくだけ年末調整が完了し、人事労務担当者と従業員間で煩雑な書類のやりとりがなくなります。
また、部署ごとに記載済の書類をまとめて人事課に提出されることがありましたが、SmartHR上で提出することによって個人情報が人目に触れることがなくなり、よりセキュアな運用を目指します。
・Web給与明細
給与明細は、発行から確認・封入、グループ会社への発送などを書類で行っていました。給与支給日の前後に異動が発生すると、準備していた給与明細の束から異動対象者を探し、新しい部署にまとめなければならない作業が頻繁に発生していました。
毎月発生する給与明細の発行をSmarHRに切り替えることで、人事労務担当者の負担が軽減され、従業員はスマートフォンから手軽に確認することができ、紛失のリスクもなくなります。
・コスト削減
上記の主要機能を使用して、これまで人事労務業務や従業員が手続きおよび提出にかかっていた時間を換算すると約75％のコスト削減につながると見込んでいます。
■ 導入にあたっての取り組み
労務手続きをスマートフォンで行う新しい運用が採用され、従業員にも混乱のないよう、今井氏は全社を巻き込み、SmartHR導入・運用の舵取りを担っています。
1. 経営陣に向けて
コスト削減のシミュレーション
SmartHRで削減できる大量の紙、印刷時のトナー、 グループホテルへの発送費、またこれらの作業にかかる人件費などをすべて算出。従業員の手書きや確認作業の時間まで換算すると、コストは4分の1にまで抑えられる結果に
使いやすさや利便性の理解を得る
まったく新しい運用になるため、経営陣でも使用感がイメージできるよう、SmartHRの操作画面や使い方動画（ https://www.youtube.com/watch?v=DDbmSmkse4E ）を使用して、プレゼンを行い、理解を得た
2. 全従業員に向けて
スマートフォンを持っていない従業員のために人事課にも専用のPCを設置
実際には、設置したPCはあまり使われることなく、ほとんどの従業員が自身のスマートフォンで操作できている
数回にわけて全従業員向けに説明会を実施
SmartHRの導入によって、人事労務部門における煩雑な労務手続きの業務効率化が実現し、その先にある働き方改革を目指します。さらに、従業員にとって負担のない労務手続きの体験により、事業の主軸となる接客に専念し、より価値のある業務に情熱を注げる環境づくりを行ってまいります。
■ クラウド人事労務ソフト「SmartHR」（ https://smarthr.jp/ ）
SmartHRは、入社手続きや雇用契約、年末調整などのあらゆる労務手続きのペーパーレス化を可能にするクラウド人事労務ソフトです。最新の人事データベースをもとに、社員名簿や人事レポートの作成も可能。勤怠管理や給与計算システムとの連携も充実しており、カンタン・便利なプラットフォームによって企業の人事労務改革を後押しします。
労務管理クラウドシェアNo.1 ※ミック経済研究所「HRTechクラウド市場の実態と展望 2018年度」
＜ホテル・旅館業界 IT&リノベーション展示商談会＞
SmartHRのブースを出展いたします。会場では、デモンストレーションや各種機能を詳しくご紹介いたします。
日時：2019年6月26日（水）11:00～18:30
会場：ヒルトン東京ベイ 千葉県浦安市舞浜1-8
開催概要：https://www.hotel-tenjikai.jp/tenjikai.php?tid=23
■ 会社概要
社 名：株式会社ニュー・オータニ
所在地：東京都千代田区紀尾井町4-1
代表取締役社長：大谷 和彦
設 立：1963年1月18日
資本金：34億6,200万円
企業URL：https://www.newotani.co.jp/
社 名：株式会社SmartHR
所在地：東京都港区六本木3-2-1 住友不動産六本木グランドタワー39F
代表取締役：宮田 昇始
設 立：2013年1月23日
資本金：15億1,246万円（資本準備金含む）
企業URL：https://smarthr.co.jp/
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