ビジネスの用件をメールで伝えることが多くなっています。「失礼のないメール」を作成することも重要なのですが、それだけでは味気ない…、なんてことも。実はメールでのやり取りは、相手の心をガッチリとつかむために有効な方法。相手に自分を印象づけるためにも、「温かみのあるメール作成テクニック」を利用してみては？
■件名はメールの顔
メールチェックをするときに、最初に目にするのが「タイトル」。読んですぐ、内容がわかるようにする必要があります。タイトルによっては、「不要メール」に判別されてしまうことも…。そうならないためにも、まずは基本を押さえて、「絶対必要な内容」を書きましょう。
メール内容が「注文商品発送のお知らせ」に関するものならば、まず「発送のお知らせ」をタイトルで知らせる必要があります。ここで、さらに「温かみ」をプラスするためには「です」、「ます」をつけるのがおすすめ。上の例で言うならば「発送のお知らせです」とするわけですね。機械的でない、柔らかな印象をプラスすることができます。「第一印象」だからこそ、大切にしたい部分です。
■文末に工夫を
ビジネスでのメールの役割は「用件を確実に相手に伝えること」。だからこそ、冷たい印象にもなりがちです。もし、作成したメールを読み返し「ちょっと冷たい印象だなぁ…」と思った時には、文末に手を加えましょう。「○○してください」は「○○していただけると助かります」と書き直すと温かい印象に。
また「！」もおすすめです。プライベートでは、自分の感情を伝えるために使う方も多いのでは？ビジネスでも、この方法は有効です。文末に付けることで、自分の元気さ、積極性をアピールすることができます。ただし、使いすぎは禁物です。
■積極的にお礼を
相手を気遣うメール作成のコツは「感謝の言葉を伝える」こと。「何を感謝すればよいの？」と思う方もいるかもしれません。「迅速な対応をありがとうございます」や「ご注文、ありがとうございます」、「先日は時間を作っていただき、ありがとうございます」などは使いやすい文言です。感謝の言葉を入れるならば、文頭がおすすめ。その後の内容についても、気分よく読み進めることができるでしょう。
■親しい間柄ならば、一歩踏み込む
メールを送る相手が親しい間柄の人ならば、もう一歩踏み込むのもおすすめです。用件に入る前に、プライベートな内容をプラスしましょう。季節の挨拶と組み合わせるのもおすすめです。「桜が見ごろの季節ですが、もうお花見には行かれましたか？」などは使いやすい文言です。相手の趣味・嗜好がわかっている場合には、それを盛り込むのもOK。「自分のことを気にかけてくれていたんだ」と思うと、なんだか温かい気持ちになれますよね。
また「追伸」で相手への気遣いを見せるのもおすすめです。印象にも残りやすいでしょう。ただし、「目上の方へのメールではタブー」なので注意が必要。ある程度親しい相手へのメールで使えるテクニックです。
相手に、必要な要件を素早く届けてくれるのがメールの強み。しかし、パソコンで打たれた文字は、手書きの文字よりも冷たさを感じさせやすいものです。電子メールならではの心遣いを添えることで、「相手の印象に残るメール」を作ることが出来るでしょう。便利な世の中だからこそ、人と人とのつながりを大事にしたいものですね。
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